¿Cómo elegir un ERP correctamente?
Empresarios y directivos suelen equivocarse al hacerlo. Pierden de vista el momento y las necesidades de sus empresas, y no ponderan el impacto de ciertas decisiones.
Al final, muchos proyectos fracasan y terminan siendo un desperdicio de tiempo, dinero y recursos sin impacto en los resultados del negocio.
Hoy —para que estés al tanto y no te suceda lo mismo— comparto 7 decisiones en las que no está permitido fallar.
1) ¿Sistema Personalizado o Estándar?
Un ERP Personalizado es completamente adaptable a tus procesos.
Uno Estándar es menos costoso de implementar, mantener y escalar.
Un ERP personalizado permite ajustes constantes y puede integrarse, a medida, con casi cualquier otra herramienta,
Uno Estándar queda operativo más rápido, da menos problemas y genera menos dependencia del desarrollador.
2) ¿Instalación en servidor local o la nube?
El servidor local es control total... y también responsabilidad total: sobre el software, sobre los datos, sobre el acceso al sistema.
La nube es practicidad: no preocuparte por mantenimiento, por espacio físico y escalabilidad o por tener personal especializado.
3) ¿Implementación de golpe tipo Big Bang o gradual por fases?
Implementar el proyecto completo de golpe suele ser, en el cálculo global, más rápido y menos costoso que hacerlo gradualmente.
En contraparte, implementar por fases permite poner en producción primero las funciones más críticas y después ir incorporando módulos y personalizaciones según necesidad.
4) ¿Software de Clase Mundial o software local?
World class o clase mundial no es un término de marketing, sino una categoría que identifica a productos que, en términos de eficiencia, calidad y tecnología, están entre lo mejor de su campo a nivel global.
Un ERP world class, entonces, puede ser más costoso que uno local o generar cierta resistencia al cambio si ya se trabaja con otra herramienta.
No obstante, es también la entrada a una liga a la que pertenecen los mejores del mundo y el acceso a prácticas de gestión que derivan en eficiencia, crecimiento y reconocimiento.
5) ¿Integrar el ERP con los sistemas existentes o reemplazarlo todo?
La adquisición de tecnología en las empresas empieza, por lo general, sin mucho orden o planificación.
¿Se necesita una herramienta para facturar? Se compra.
¿Otra para llevar la contabilidad? Lo mismo.
¿Hace falta un CRM? Se busca.
Y así.
Pero en algún momento debes integrar tus áreas y procesos.
Si integras tus herramientas de uso único entre ellas, evitas la curva de aprendizaje de un nuevo sistema, pero:
- Incurres en mayores costos de mantenimiento.
- Absorbes la carga de lidiar con múltiples proveedores.
- Pierdes el control del negocio en un solo entorno y las eficiencias que eso conlleva.
6) ¿Cómo analizar los costos de un ERP?
Es común que, al evaluar los costos de un ERP, las empresas contemplen la compra inicial de las licencias y la implementación.
No obstante, estos otros costos también deben tenerse en cuenta:
- Renovación de licencias.
- Garantía / Mantenimiento correctivo.
- Desarrollos.
- Implementación de nuevas funcionalidades.
- Asistencia técnica.
- Actualizaciones del sistema.
- Costos de infraestructura / Copias de seguridad.
La suma de todo esto da el costo total de propiedad, que debe, además, analizarse en el largo plazo.
7) ¿Priorizar herramienta o implementador?
La mayoría de los sistemas de gestión de clase mundial trabajan bajo la modalidad de partnership:
Un fabricante global provee el software; un partner local, implementa y mantiene.
Un error común es analizar el sistema rigurosamente, pero elegir al partner local en función al precio, pues ningún sistema —por bueno que sea— funciona bien si se implementa mal.
Por eso es importante asegurarse de que el partner local:
- Conoce el sistema a fondo, está certificado en las últimas versiones.
- Entiende de procesos de negocio, puede plasmarlos en la herramienta.
- Tiene un equipo exclusivo para brindar soporte técnico.
- Tiene un equipo exclusivo de desarrollo.
- Trabaja con profesionalismo y tiene una trayectoria demostrable.
Sistema e implementador son dos caras de la misma moneda, importantes en la misma medida. Tener esto claro evita insatisfacción en el servicio, retrasos constantes, pérdidas de tiempo y dinero e, incluso, demandas penales.
Entonces, cómo elegir un ERP
Lo dicho al inicio: no hay regla fija.
No obstante, al enfrentarte a los 7 puntos será útil pensar, para cada uno de ellos, en:
- Las ventajas y desventajas, y si es que afectan a tu negocio.
- Lo que realmente necesita tu empresa ahora y tendrá un impacto inmediato.
- Lo que será importante a futuro, pues la inversión en ERP es de mediano y largo plazo.
Cuando hay claridad con esto, la elección se hace mucho más simple.
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